مقدمه ای بر اتوماسیون اداری
تعریف اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری اداری مجموعه‌ای از روش‌های نرم‌افزار و سخت‌افزار ی مبتنی بر کامپیوتر است که برای دخیره و بازیابی و مبادله مدارک و اطلاعات درون سازمانی مورد استفاده دارد. اصولا اساس اتوماسیون اداری مبتنی بر متصل نمودن جریان اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه است. در واقع راهکاری نوین جهت طبقه‌بندی، تبادل، تنظیم و تصحیح اطلاعات درون‌سازمانی با رویکردی فناورانه است. طبق تعریف پایگاه دانش ویکی پدیا اتوماسیون اداری عبارت است از "نرم افزارهای متنوعی که برای ایجاد، جمع آوری، ذخیره و تغییر اطلاعات اداری مورد نیاز برای انجام کارهای اصلی سازمان به صورت الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گیرند. ذخیره سازی داده‌های خام، انتقال الکترونیک و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیک، فعالیتهای اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری را تشکیل می‌دهند. اتوماسیون اداری به خودکار سازی و بهینه سازی رویه‌های جاری سازمان‌ها کمک می‌کند."
بخش های سیستم اتوماسیون اداری
1- درگاه سازمانی
2- کارتابل پرسنل
3- تقویم و برنامه ریزی روزانه
4- سیستم روابط عمومی
5- بایگانی و آرشيو اسناد
6- موتور جستجوی اسناد تحت وب
7- مديريت فرآيندهای کسب و کار
8- موتور گردش کار
9- طـراح گردش کار
10- مدیریت صورتجلسات
11- مدیریت دبيرخانه
12- ارجاع الکترونیکی
13- کتابخانه الکترونیک
14- سیستم کنترل رفت و آمد اشخاص
15- پردازش تصویر - تشخیص حرکت توسط دوربین مدار بسته
16- تلفن گویا
17- اطلاع رسانی گویا
18- داشبوردهای دیجیتال مدیریت استراتژیک سازمان
19- مدیریت ارسال و دریافت پیام کوتاه
20- مدیریت ارسال و دریافت پیام چند رسانه‌ای
21- مدیریت ارسال و دریافت فکس
22- مدیریت ارسال و دریافت ایمیل
23- دفترچه یادداشت روزانه
24- گفتگو و تبادل پیغام
25- مدیریت زمان‌بندی گزارش ها
26- مدیریت و امنیت ۶ لایه
27- گزارش ساز پویا
28- تحلیل داده‌ها در کسب و کار هوشمند
29- فرم ساز پویا
30- دسترسی از راه دور به سیستم - تحت وب
امکانات اتوماسیون اداری
1- پشتیبانی از انواع مکاتبات و مراودات درون و بین سازمانی بصورت الکترونیک
2-امکان به اشتراک گذاری وظایف و اطلاعات سازمانی و توانایی پیگیری امور با هدف تحقق کارگروهی و تیمی.
3- امکان تعریف فرمهای سازمانی به صورت الکترونیک
4- موتور گردش کار جهت محقق سازی فرآیندهای سازمانی
5- بهره گیری از سیستم مدیریت اسناد الکترونیک جهت پشتیبانی از انواع مستندات سازمانی
6- بهره گیری از سیستم بایگانی متمرکز سازمانی
7- پشتیبانی از سازمان های متمرکز و توزیع شده
8- امکان تبادل اطلاعات با سایر سیستم های اتوماسیون اداری
9-امکان تبادل اطلاعات با بیرون سازمان از طریق انواع استاندارد داده های ارتباطی نظیر ایمیل، فکس و اس ام اس.
10- ارتباط سیستم با سایر سیستمهای عملیاتی بخشهای مختلف سازمان نطیر مالی، دریافت پرداخت، کارگزینی، انبار، فروش، امور خریداران و ...
11- امکان مدیریت کار در سازمان به مفهوم تعریف و ارجاع کار و پیگیری اقدامات انجام شده روی کار توسط پرسنل مختلف
12- امکان دور کاری در بستر امن الکترونیک
مزایای اتوماسیون اداری
1. حذف قابل ملاحظهای ازمکاتبات کاغذی در سازمان
2. انجام تمامی کارهای اداری در هر زمان و حتی خارج از محل کار
3. استفاده بهینه از زمان با عملیات خودکارسازی فرآیندهای اداری
4. ثبت و نگهداری سوابق در حجم کمتر، ایمنی بالا و مراجعهی آسان
5. برداشته شدن دفاتر حجیم اندیکاتور از روی میزکار دبیرخانه
6. به حداقل رسیدن توقف، اشتباه، تکرار و بیهوده‌کاری در عملیات ثبت اسناد و مدارک
7. مدیریت متمرکز و ایجاد شفافسازی در مراحل گردش اسناد
8. پایش فعالیتهای سازمان و تولید گزارشهای متنوع مدیریتی
9. مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان
10. ردیابی امور وپیگیری به موقع مراحل کار
11. ارباب رجوعان در هر لحظه میتوانند با مشاهده آخرین اقدام انجام شده روی نامه، از پیشرفت کار مطلع گردند.
12. ارباب رجوعان بدون نیاز به دوندگی در سازمان و مواجهه با کارکنان، از نواقص اسناد و مدارک پرونده خود آگاه شده و قادر به رفع آن باشند.
13. پیگیری نامه‌ها از طریق تلفن و یا اینترنت درراستای طرح تکریم ارباب رجوع
14. تعامل الکترونیکی با سایر سازمان‌ها
15. صرفه جویی در کاغذ و در نتیجه آن کمک به جلوگیری از قطع شدن درختان در راستای حفظ محیط زیست
